Иногда просто не успеваешь. Будь то отчет о покупках в Интернете, который вы собирались отправить в течение нескольких недель, или сложная рабочая презентация, которую вам действительно нужно начать, работа с пунктами в вашем списке дел может быть проблемой. Добавьте несколько национальных и международных кризисов, и вы, возможно, будете ежедневно бороться с прокрастинацией и рассеянными мыслями.
Несмотря на то, что дать себе немного поблажек важно (и необходимо), вы также можете предпринять некоторые шаги, чтобы стать более продуктивными, хотя бы для того, чтобы сохранить свою домашнюю или рабочую жизнь на плаву, пока не улучшатся общие условия. Иногда может помочь управление вниманием или повторение советов по работе из дома может напомнить вам, что вам нужно делать, чтобы сосредоточиться. (Мы являемся особыми поклонниками Техники Помидора)
Но иногда вам просто нужно полностью пересмотреть свой процесс продуктивности. Работаете ли вы, чтобы переориентироваться после нескольких недель (месяцев?) хронического отвлечения, или вы просто хотите повысить свою продуктивность, воспользуйтесь этими советами и рекомендациями экспертов. Они заставят вас проверить больше из вашего списка дел в кратчайшие сроки.
Как быть продуктивным
Поставьте три цели на день
Забудьте о списках дел. Составьте список из трех обязательных дел, которые вы должны сделать. Будьте реалистичны в отношении того, чего вы можете достичь. «Ограничение ваших целей избавляет от подавленности и помогает вам сосредоточиться», — говорит Сара Найт, автор книги «Get Your Sh*t Together». По словам Криса Бэйли, автора книги «Проект продуктивности», в цифре «3» заключена тайная сила:
«Три поросенка, три олимпийские медали, три части истории — наш мозг запрограммирован думать тройками».
Когда вы доведете до конца то, что намеревались сделать, вы закончите день с прекрасным настроением и мотивацией на завтра. И если вы закончите достаточно рано, вы сможете быстро приступить к завтрашним задачам или провести некоторое время на свежем воздухе.
Установите ограничения на отвлекающие факторы до того, как они произойдут
Соблазн проверять социальные сети может достигать пика летом (или когда вы работаете удаленно), когда половина вашего офиса находится в отпуске, а ваша энергия (и мотивация) естественным образом падает. «Всякий раз, когда мы прыгаем по приложениям, наш мозг выделяет дофамин, что делает наш телефон более заманчивым, чем наша реальная работа», — говорит Бейли.
Не боритесь с этим. Вместо этого целенаправленно проверяйте социальные сети. Пролистайте ленту, чтобы узнать, что происходит, а затем переведите телефон в авиарежим на следующий час. Когда вы боретесь с отвлечениями и выполняете задачи, вознаградите себя небольшим временем, чтобы расслабиться.
Начните с самой сложной задачи
Будь то звонок назойливому клиенту или осмысление крайне разрозненных данных, эффективные люди отдают приоритет своей самой сложной работе. Вычеркивание самого сложного и важного пункта из списка дел (стратегия, рекомендованная Брайаном Трейси в его бестселлере «Съешь эту лягушку!») освобождает умственную энергию, которая в противном случае была бы растрачена на беспокойство по этому поводу. И по сравнению с этим остальная часть дня кажется управляемой.
Получите немного солнца
«Если вы не получаете достаточного количества естественного света, вы можете чувствовать себя подавленным», — говорит Кристофер Мик, адъюнкт-профессор архитектуры в Лаборатории комплексного дизайна Вашингтонского университета. «Это происходит потому, что ваши циркадные ритмы, в том числе то, как ваше тело реагирует на изменения уровня освещенности между днем и ночью, нарушаются.
Попробуйте выйти на улицу утром, когда ваше тело жаждет света, а затем встаньте у окна несколько раз в день, когда вы почувствуете, что замедляетесь. Получение достаточного количества солнечного света может стимулировать ваши внутренние часы, обеспечивая вас необходимой энергией».
Заведите журнал прокрастинации
Естественно отвлекаться от работы, но бездумная прокрастинация снижает продуктивность. Чтобы выяснить, когда возникает прокрастинация, Найт рекомендует завести дневник времени. Как и в случае с дневником питания (помните такие?), записывайте, как вы провели каждую минуту своего дня, чтобы увидеть, когда вас что-то отвлекает (например, вы изучаете рецепты ужина в 15:00). Не игнорируйте это — планируйте это. Подстройте свой график под то, когда вы наиболее сосредоточены (и когда нет), запланировав льготные периоды для свободного времени.
Сделайте комплимент кому-нибудь
«Технологическая компания, с которой я работал, обнаружила, что ее сотрудники стали более продуктивными после того, как супервайзер начал хвалить их по одному разу в день», — говорит Мишель Гилан, соучредитель Института прикладных позитивных исследований, компании, которая работает с предприятиями и учебными заведениями для повышения эффективности работы.
«Дело не в том, что каждый человек получил комплимент. Достаточно было всего одного лестного замечания, чтобы все, включая менеджера, почувствовали себя более позитивно. Почему? Улыбаетесь ли вы сами или смотрите, как улыбается кто-то другой, счастливое выражение лица может стимулировать ваш мозг высвободить дофамин — химическое вещество, которое помогает контролировать центры удовольствия вашего тела и, в свою очередь, повышает вашу продуктивность».
Делайте регулярные перерывы
По словам Тони Шварца, автора и основателя проекта «Энергия», люди переходят от бодрствования до утомления примерно раз в 90 минут. Сам Шварц писал свои книги по 10 часов в день. Но обучение более эффективному управлению своей энергией — теперь он пишет тремя 90-минутными интервалами с перерывами между упражнениями и общением — удвоило его продуктивность. Раньше на завершение рукописи у него уходило около года, но теперь он может написать книгу («Как мы работаем — не работает» — его последний бестселлер по версии New York Times) всего за шесть месяцев.
Создайте ритуал фокусировки
Попробуйте сделать свое любимое утреннее занятие — чаепитие, прогулку по кварталу — очищающим разум ритуалом перед работой. Посвятив несколько минут расслаблению и сосредоточению, можно избавиться и даже предотвратить умственную усталость, по словам Пола Сильвермана, тренера руководителей компаний из списка Fortune 500, который опирается на свое обучение дзен-буддизму, чтобы научить клиентов, как развивать сосредоточенное внимание. «Цель состоит в том, чтобы сделать ваше дыхание более глубоким, зарядить вас энергией и помочь вам войти в момент, полностью сфокусировавшись и сконцентрировавшись — навык, которым обладают многие выдающиеся люди».
Активизируйте свой мозг
Вы знаете, что питьевая вода и физические упражнения полезны для вашего тела, но они также могут повысить умственные способности. Исследование, процитированное в Journal of Cerebral Blood Flow & Metabolism, предполагает, что даже незначительное обезвоживание может повлиять на бдительность и концентрацию. Исследования также показывают, что небольшие серии упражнений — скажем, от 10 до 20 минут — могут улучшить ваше самочувствие.
«Быстрая прогулка улучшает память и повышает способность генерировать идеи и налаживать более тесные связи», — говорит Бонни Сент-Джон, соавтор книги «Микроустойчивость: небольшие сдвиги для значительного повышения концентрации внимания, драйва и энергии».
Сделайте что-нибудь бездумное
«Если вам нужно добиться значительного прогресса в проекте, у вас может возникнуть соблазн работать над ним без перерыва», — говорит Джонатан Шулер, профессор кафедры психологии и наук о мозге Калифорнийского университета в Санта-Барбаре. «Не надо. Никто не может все время сосредотачиваться на одной задаче. Убедитесь, что вы разбиваете свой день — и свои мыслительные стереотипы — регулярно занимаясь повторяющейся деятельностью, не требующей интеллектуальной нагрузки, такой как уборка пылесосом или работа в саду.
Когда ваш разум блуждает, творческие способности могут течь, позволяя вам синтезировать информацию уникальным способом. Затем, когда вы снова сядете за работу, у вас появятся новые идеи, и вы сможете сделать больше».
Спите больше
По данным Центров по контролю за заболеваниями, более трети американцев недосыпают . «Независимо от того, насколько вы сознательны, недостаточный сон истощает концентрацию, сосредоточенность и энергию», — говорит Сильверман. «Это оказывает большое влияние на каждый аспект вашей жизни. Если вы встаете в 7, вам нужно ложиться спать в 11. Это не высшая математика». А поскольку электронные книги и компьютеры мешают нам спать, эксперты рекомендуют читать бумажные книги прямо перед сном.
Признайте, что вы недовольны
Может быть, вам просто не хочется работать, или вы обижены тем, что не в отпуске или где-то еще. Это нормально, — говорит Сью Расмуссен, автор книги «Мой стол сводит меня с ума». Примите эти эмоции, чтобы они не поглотили вас. «Большинство людей игнорируют то, что они чувствуют, и думают, что если они соберутся и напрягутся в течение рабочего дня, то все будет в порядке», — говорит она. «Но если вы признаетесь в своих чувствах, вы быстрее пройдете через это».
Сент-Джон рекомендует вам попробовать изменить свои мысли с негативных на позитивные. Например, если вы хотите оказаться в другом месте, скажите: «Я так рад, что работаю над этим проектом прямо здесь». Даже если вы не имеете этого в виду, «говоря это вслух, вы переключаете свою энергию, нажимаете переключатель в своем мозгу и обманом заставляете направить свои эмоции в новом направлении», — говорит Сент-Джон.
Запланируйте день отдыха
По словам Найт, наличие чего-то, чего можно с нетерпением ждать, например выходных, может увеличить ваше счастье прямо сейчас. «Постановка цели, даже если это просто попасть на пляж в пятницу, может принести вам спокойствие в течение недель и дней, предшествующих этой поездке», — говорит она. Нацельтесь на эту цель.
Испытайте себя физически
«Многие люди думают, что у них нет времени заниматься спортом в своем напряженном графике», — говорит Тед Кеннеди, основатель CEO Challenges, который организует спортивные соревнования для руководителей и владельцев бизнеса, а также соучредитель Ironman North America. «Но я обнаружил, что занятия на выносливость, такие как долгая езда на велосипеде или триатлон, делают меня более дисциплинированным и усердным. Если я несколько дней не занимаюсь этими вещами, моя продуктивность падает, колеблется, и я не могу так легко принимать решения. Поэтому я призываю людей, даже тех, кто не считает себя спортсменом, принять участие в физическом мероприятии, например, в пешеходной прогулке или общественном забеге на 5 км. Вы найдете время для тренировок и поймете, что можете сделать больше за день, чем вы думали».
Начните планировать заранее
Не ждите утра понедельника, чтобы начать думать о своем рабочем графике, — говорит Джули Моргенштерн, эксперт по тайм-менеджменту и автор книги «Никогда не проверяйте электронную почту утром». Начните планировать за две недели, особенно за недели и дни, предшествующие отпуску или лету.
Точно определите, чего вы сможете достичь и когда вы будете решать каждую задачу. Назначайте встречи и звонки на начало недели, когда вокруг больше коллег. Оставьте (часто тихие) последние дни перед выходными, длинными выходными или праздничной неделей для индивидуальной работы, например, отчетов о расходах. Запишите потенциальные препятствия, чтобы быть готовыми их объехать.
Откажитесь от отвлекающих факторов
Избавьтесь от помех со стороны коллег, которые заходят в чат (или даже людей, которым вы нужны по уважительным причинам). Моргенштерн предлагает следующую линию выхода: «Я хочу уделить вам все свое внимание, но не могу дать вам этого сейчас». Затем предложите время и дату встречи — в будущем. Постоянная работа за столом также эффективна, говорит Шари Макгуайр, эксперт по тайм-менеджменту и автор книги «Верни свое время». Это молчаливо «сообщает о срочности завершения дела». Но не пропускайте обед или перерывы, говорит Моргенштерн: «В конечном итоге вы будете работать усерднее и дольше, но не так эффективно».
Установите расписание блоков для проверки электронной почты
Выделите два 45-минутных блока в день для пакетной обработки сообщений. Постоянная проверка электронной почты и социальных сетей — главный враг продуктивности. Для нас это не новость, но ох, как трудно сломать эту привычку.
Разбивайте задачи
«Я обычно избегаю проектов, которые кажутся мне слишком большими, поэтому, чтобы быть продуктивной, мне приходится сокращать объем непосильных задач», — говорит Кейт Уайт, бывший главный редактор журнала Cosmopolitan и автор многочисленных книг. «Я делаю это, работая понемногу. Когда я впервые начала писать романы, управляя журналом, я сказала себе, что буду писать только 15 минут в день. Я знала, что работа в течение короткого промежутка времени — достижимая цель, и мне удалось написать 10 книг именно таким образом».
Составьте план, прежде чем начать
Дайте четкую формулировку миссии и назначьте дополнительные цели проекта, чтобы все не сбились с пути. По словам Сильвермана, люди, которые посвящают время тому, чтобы сосредоточиться на планах проекта еще до его начала, с гораздо меньшей вероятностью заблудятся в сорняках, задаваясь вопросом, как действовать дальше, и откладывая на потом.
«Потратьте столько времени, сколько вам нужно, работая с коллегами, чтобы достичь консенсуса и определить, вплоть до одной кристально чистой линии, чего вы пытаетесь достичь», — говорит он. Предварительное определение измеримых контрольных показателей также помогает каждому сосредоточиться на тех частях проекта, за которые он отвечает. Наконец, с четким заявлением о миссии вы узнаете, когда проект, наконец, достиг своей цели, и каждый может положить этому конец.
Учитесь на ошибках и двигайтесь дальше
В соответствии с кайдзен, японским принципом непрерывного совершенствования, продуктивные люди умеют анализировать, что пошло не так в неудачном прототипе или в отрывочной беседе с коллегой. Но вместо того, чтобы бесконечно перефразировать проблему, они просто клянутся «внимательно относиться к делу как человек или каким-то образом немного изменить ситуацию в следующий раз», — говорит Сильверман. У них есть возможность постепенно улучшать свою работу и спрашивать себя: «Хорошо, чему я могу научиться из этого? Что я могу сделать лучше?»
Источник: Real Simple
Перевод с английского
Main photo by Magnet.me on Unsplash
Coffee Time journal
Твой журнал на каждый день!
